বেশিরভাগ পাবলিক টেন্ডার বিজ্ঞপ্তি অফিসিয়াল লেখা সম্পর্কে কিছু তথ্য চায়। প্রেসিডেন্সি অফ দ্য রিপাবলিকস রাইটিং ম্যানুয়াল তৈরি করা হয়েছিল পাবলিক পাওয়ারের অফিসিয়াল লিখিত যোগাযোগের মানসম্মত করার লক্ষ্যে, প্রশাসনিক কাজে ভাষার ব্যবহারের নিয়মগুলি নির্দিষ্ট করে। এটি বার্তা প্রস্তুত করার জন্য সঠিক নিয়মকে প্রমিত করাও লক্ষ্য করে।
অফিসিয়াল রাইটিং ম্যানুয়াল কি বলে?
ম্যানুয়ালটি স্পষ্ট করে যে অফিসিয়াল লেখা অবশ্যই নৈর্ব্যক্তিকতা, সংস্কৃতিপূর্ণ ভাষার মান ব্যবহার, স্বচ্ছতা, সংক্ষিপ্ততা, আনুষ্ঠানিকতা এবং অভিন্নতা দ্বারা চিহ্নিত করা উচিত। এই বৈশিষ্ট্যগুলি সংবিধান থেকে উদ্ভূত হয়, যা 37 অনুচ্ছেদে প্রদান করে:
“ইউনিয়ন, স্টেটস, ফেডারেল ডিস্ট্রিক্ট এবং মিউনিসিপ্যালিটিগুলির যেকোনো ক্ষমতার প্রত্যক্ষ, পরোক্ষ বা ভিত্তিগত জনপ্রশাসন বৈধতা, নৈর্ব্যক্তিকতা, নৈতিকতা, প্রচার এবং দক্ষতার নীতিগুলি মেনে চলবে। […]”
অতএব, একটি আদর্শিক আইন এবং যেকোনো প্রকৃতির অফিসিয়াল যোগাযোগের অর্থের স্বচ্ছতা থাকা আবশ্যক, সেইসাথে তাদের বোধগম্যতা: আইনের শাসনের প্রয়োজনীয়তা। একটি আইনি পাঠ্য যা নাগরিকদের দ্বারা বোঝা যায় না তা গ্রহণ করা হয় না। এটা অগত্যা থাকতে হবে স্বচ্ছতা এবং সংহতি। যদি এটি ব্যক্তিগত হতে না পারে তবে এটি সর্বদা তৃতীয় ব্যক্তির একবচন/বহুবচন বা প্রথম ব্যক্তি বহুবচনে লিখতে হবে।
যোগাযোগের ফর্ম
নৈপুণ্য
জনপ্রশাসন সংস্থা বা ব্যক্তিদের মধ্যে অফিসিয়াল বিষয়গুলি মোকাবেলা করার জন্য একচেটিয়াভাবে জারি করা যোগাযোগ।
মেমো
একই সংস্থার প্রশাসনিক ইউনিটগুলির মধ্যে যোগাযোগের পদ্ধতি, যা অনুক্রমিকভাবে একই স্তরে বা বিভিন্ন স্তরে হতে পারে। অতএব, এটি যোগাযোগের একটি বিশিষ্ট অভ্যন্তরীণ রূপ।
উভয় বিষয়বস্তুর মানদণ্ড অবশ্যই পূরণ করতে হবে
1. ফাইলের ধরন এবং সংখ্যা: এর সংক্ষিপ্ত রূপ যা এটি প্রকাশ করে, উদাহরণ: মেম 123/2002-MME;
2. স্থানীয় ই ডেটা: যেখানে এটি স্বাক্ষরিত ছিল, সম্পূর্ণরূপে, ডানদিকে সারিবদ্ধ;
3. বিষয়: বিষয়বস্তুর সারাংশ;
4. প্রাপক: বার্তাটি সম্বোধন করা ব্যক্তির নাম এবং শিরোনাম যোগাযোগ চিঠির ক্ষেত্রে, ঠিকানাও অন্তর্ভুক্ত করতে হবে;
5. পাঠ্য: যে ক্ষেত্রে এটি কেবলমাত্র নথির ফরোয়ার্ডিং নয়, ফাইলটিতে অবশ্যই কাঠামো থাকতে হবে:
- ভূমিকা, যা শুরুর অনুচ্ছেদের সাথে বিভ্রান্ত হয়, যেখানে যোগাযোগকে অনুপ্রাণিত করে এমন বিষয় উপস্থাপন করা হয়;
- উন্নয়ন, যার মধ্যে বিষয় বিস্তারিত। যদি পাঠ্যটিতে বিষয়ের একাধিক ধারণা থাকে, তবে সেগুলিকে অবশ্যই পৃথক অনুচ্ছেদে বিবেচনা করতে হবে, যা ব্যাখ্যাকে আরও স্পষ্টতা দেয়;
- উপসংহার, যেখানে এই বিষয়ে প্রস্তাবিত অবস্থানটি পুনরায় নিশ্চিত করা হয়েছে বা সহজভাবে পুনরায় উপস্থাপন করা হয়েছে।
পাঠ্যের অনুচ্ছেদগুলিকে অবশ্যই সংখ্যাযুক্ত করা উচিত, সেই ক্ষেত্রে ব্যতীত যেখানে সেগুলি আইটেম বা শিরোনাম এবং সাবটাইটেলগুলিতে সংগঠিত হয়৷
6. বন্ধ: চিঠিপত্র শেষ হয়েছে যে সংকেত;
7. লেখকের স্বাক্ষর: যোগাযোগ
8. স্বাক্ষরকারী শনাক্তকরণ: প্রেরকের পরিচয়।
পাঠ্য বিন্যাস
উৎস
টাইমস নিউ রোমান ফন্ট, সাইজ 12, অবশ্যই ব্যবহার করতে হবে। পাঠ্য সাধারণভাবে, 11টি উদ্ধৃতিতে এবং 10টি ফুটনোটে।
প্রতীক
প্রতি প্রতীক টাইমস নিউ রোমান ফন্টে উপলব্ধ নয়, আপনি প্রতীক এবং উইংডিংস ফন্ট ব্যবহার করতে পারেন।
পৃষ্ঠা সংখ্যা
দ্বিতীয় পৃষ্ঠা থেকে, পৃষ্ঠা নম্বর অন্তর্ভুক্ত করা বাধ্যতামূলক।
মিরর মার্জিন
কাগজের উভয় পাশে অফিসিয়াল চিঠি, মেমো এবং অ্যানেক্স মুদ্রণ করা যেতে পারে। এই ক্ষেত্রে, বাম এবং ডান মার্জিনগুলির দূরত্বগুলি জোড় পৃষ্ঠাগুলিতে (“মিরর মার্জিন”) বিপরীত হবে।
মার্জিন
পাঠ্যের প্রতিটি অনুচ্ছেদের শুরু বাম মার্জিন থেকে 2.5 সেমি হতে হবে। বাম পাশের মার্জিনে বরাদ্দ করা ক্ষেত্রটি কমপক্ষে 3 সেমি চওড়া হবে। ডান পাশের মার্জিনের জন্য নির্ধারিত ক্ষেত্রটি হবে 1.5 সেমি।
ব্যবধান
প্রতিটি অনুচ্ছেদের পরে লাইন এবং 6 পয়েন্টের মধ্যে একক ব্যবধান বা একটি ফাঁকা লাইন ব্যবহার করতে হবে।
বিন্যাস অপব্যবহার করবেন না
থাকতে হবে না গালি ব্যবহার সাহসী নাতির্যক, আন্ডারলাইনিং, বড় অক্ষর, ছায়া, ছায়া, ত্রাণ, সীমানা বা বিন্যাসের অন্য কোন ফর্ম যা নথির কমনীয়তা এবং সংযমকে প্রভাবিত করে।
প্রিন্ট রঙ
টেক্সট কালো এবং সাদা কাগজে মুদ্রিত করা আবশ্যক. শুধুমাত্র গ্রাফিক্স এবং ইলাস্ট্রেশনের জন্য কালার প্রিন্টিং।
মুদ্রণের জন্য কাগজের প্রকার
সমস্ত ধরণের আইনি স্ট্যান্ডার্ড নথিগুলি অবশ্যই A4 আকারের কাগজে (29.7 x 21 সেমি) প্রিন্ট করা উচিত।
টেক্সট ফাইল
যতদূর সম্ভব, প্রস্তুত সমস্ত নথি থাকতে হবে টেক্সট ফাইল পরবর্তী পরামর্শ বা অনুরূপ ক্ষেত্রে উদ্ধৃতাংশ ব্যবহারের জন্য সংরক্ষিত.
ফাইলের নামের বিন্যাস
সন্ধানের সুবিধার্থে, ফাইলের নামগুলি নিম্নলিখিত হিসাবে গঠন করা আবশ্যক: নথির ধরন + নথি নম্বর + বিষয়বস্তু কীওয়ার্ড।
Tao পরামর্শ দ্বারা
